Офис и автоматизация офисной деятельности - основные понятия и точки зрения

Рассматриваются нормативные и обиходные толкования слова "офис", а также распространенные
подходы к задачам автоматизации офисов. Цель - пояснить некоторые проблемы и границы
различных подходов к применению ИТ в офисах.

Из словарных толкований: Офис: - "канцелярия", "бюро", "контора", но также "ведомство",
"управление", "министерство";
Существующее мнение (широкий подход, хотя и ограниченный): Офис - это организация, на
входе и выходе которой - "бумаги" (в отличие от материальных изделий, сырья, полуфабрикатов,
инструментов, комплектующих, может быть, и в отличие от бумаг типа "научно-исследовательский
отчет", "проектная инженерная документация"), причем часто не любые бумаги, но являющиеся:
- письмом или заключением, фиксирующим решение, принятое
  должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой
  организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение
  
  государственного органа и др.), форма: документ или виза на другом
  документе,
- договором (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с
  некоторым юридическим или физическим лицом,
- распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и
  юридического оформления действий в рамках договора или свободной
  инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.),
  и т.п.;
Другое существующее мнение (узкий подход): Офис - это организация типа канцелярии,
функция которой - получать и выпускать документы, а также - отслеживать их движение; часто это
мнение сочетается с достаточно широким толкованием понятия документ: любое сообщение,
передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса.

Распространенная точка зрения развивая узкий подход предполагает выделение в качестве задач
автоматизации офиса задачи, общие для офисов всех видов, как механизмов, "перерабатывающих"
документы. К ним в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и

печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль
исполнения поручений и т.п. Для обоснования такой точки зрения выделяются те трактовки типов
систем и действий по автоматизации, которые достаточно употребительны при интерпретации
англоязычной литературы. Они состоят в том, что офисный ИТ-компонент может относиться к
одной из двух непересекающихся групп средств, но не к обеим сразу:

office automation - поддержка рутинных работ с документами, т.е.
обычных для большинства офисов,
DSS (decision support system), средства поддержки принятия решений -
специфические - в отличие от средств предыдущей группы - для той или иной
отрасли или проблемы методические и программные средства.

При этом термин "workflow" относится к поддержке рабочих процессов как процессов управления
потоками документов.
В ситуации, когда за основу определения предмета берутся англоязычные термины, логично
рассмотреть относящиеся к теме значения термина "office ":

канцелярия (допустимо предположить, что в ней могут выполнять
только "синтаксические" действия над документами, то есть не зависящие от их
содержания),
справочное бюро (inquiry o.),
редакция (editorial o.),
издательство (publishing o.),
учреждение (public o.),

а также:

заводоуправления,
головные конторы объединений и предприятий,
ведомства (Record O. - государственный архив),
министерства (см. Foreign Office, UK, Office of Education, USA).

С учетом такого разнообразия офисов одно из следствий узкого подхода состоит в том, что
понятие "офисная ИС" теряет смысл. В самом деле, ИС заводоуправления имеет мало общего с ИС
министерства иностранных дел или издательского дома. Делается вывод: такие ИС проблематично
рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс
систем. Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота (а это, в общем
случае, только часть каждой ИС), то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных

операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и
соответствующих средствах автоматизации офиса.
Однако, такая трактовка эквивалентна отказу от рассмотрения многих существующих в реальном
проектировании проблем, в частности, проблем системного обоснования целесообразности затрат
на то или иное средство автоматизации офиса (см. далее обсуждение затрат при анализе методом
стоимостных цепочек). Кроме того, оказывается, что в современных ИС предприятий "офисного
типа" сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не
исчезнуть. Причины этого могут быть обнаружены при рассмотрении требований BPR,
примененного к офису как к предприятию.
Основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их
перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса, далее офис будет
рассматриваться как полноценное предприятие. В соответствии с этим к нему приложимы задачи и
методы общего бизнес-реинжиниринга, в том числе - BPR по Хаммеру/Чампи. На этой основе
становится возможен анализ требований к современным технологиям "Workflow", которые могли
бы реально использоваться в условиях BPR.

Содержание раздела