Оценки объемов документооборота
Данный пункт является достаточно коротким. Приведены некоторые оценки объемов
корреспонденции для различных организаций. Так например через канцелярию центрального
офиса Национального банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов
(помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно в
подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом
список данных документов непосредственно в канцелярии храниться в течении 3 лет для 90%
документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в
архивном отделе канцелярии) до конца текущего года, далее они передаются в архив на
долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и
более мелкими порциями, несколько раз в год.
Документооборот Государственной думы имеет несколько больший объем - 90-120 тыс.
документов в год. Документооборот Дома правительства Российской федерации составляет
90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета писем граждан). Характерные
сроки хранения перечня документов для этих организаций - 5 лет для думы и 1 год для аппарата
правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение по типам
документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что входящие и исходящие
представлены примерно в равных пропорциях.
Рассчитаем необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.
Карточка документа занимает примерно 2 Кб на диске (цифра характерная для сложной
карточки документа в DOCS Open). Еще 1Кб на карточку занимает ее индекс. Таким образом
под один документ на диске требуется 3 Кб дискового пространства для данных. Учитывая то,
что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс. документов в год и карточка
документа храниться в течении 3 лет, то для хранения 150-300 тыс. документов потребуется
примерно от 0.5 до 1 Мб на диске.
