Офисные информационные системы

       

Методы связей с внешним миром



Выше была описана работа централизованной канцелярии организации. В принципе в
крупной организации с большим документопотоком работа канцелярии может быть построена
по децентрализованному принципу. При этом каждое подразделение предприятия получает
свою долю корреспонденции, относящуюся к ней. При этом учет входящей корреспонденции
осуществляется децентрализовано. Номера входящей корреспонденции создаются или в едином
нумераторе (кто первый получил номер, тот и хорош) или в номер входящего документа
включается номер подразделения, получившего документ, а нумераторы в каждом
подразделении ведутся независимо. Исходящая корреспонденция обычно всегда проходит через
одно место (по крайней мере пока не известны предприятия с другой схемой обработки
исходящей корреспонденции).
Организация децентрализованного приема входящих документов достаточно распространена и
во всем мире. Достаточно привести пример газеты Times. При реорганизации отдела обработки


писем граждан в конце 80-ых годов (тоже канцелярия, но специализированная) значительная
часть работы по сортировке корреспонденции была передана Британскому почтовому
ведомству. Для этого газета стала принимать корреспонденцию в несколько абонентских
почтовых ящиков (до этого она имела один адрес для всей корреспонденции). После двух лет
эксплуатации выяснилось, что число ошибок в адресах (отправлено не в тот абонентский ящик)
составляет меньше 2%. Данная реорганизация позволила сократить количество сотрудников
отдела обработки входящей корреспонденции в 2 раза (или в 6 в сравнении с конкурирующим
вариантом). К стати, это яркий пример, что процесс анализа документопотоков может принести
значительный результат не только если он заканчивается полной автоматизацией
предприятия.
В работе канцелярии пока что темным местом остается работа с письмами граждан. В
большинстве случаев это относиться к общему делопроизводству. Исключение составляют
организации для которых работа с письмами составляет основную производственную
деятельность (Телерадиокомпании, газеты, журналы, информационные агентства и другие
средства массовой информации). При обработке писем граждан применяются несколько другие
классификаторы. Важна развернутая статистика по атрибутам писем. Это основывается на
опыте разработки Автоматизированной Системы Обработки Корреспонденции (АСОК)
Гостелерадио России (тога еще СССР). Кстати эта система до сих пор находится в
эксплуатации, хотя и выполняет несколько иные задачи, чем ранее. В крупных государственных
организациях тоже существует специальный учет писем граждан и строгий контроль за их
выполнением (примеры - Государственная дума России, Национальный банк Украины). Таким
образом блок обработки писем граждан еще нуждается в исследовании и описании.




Содержание раздела